Ringkøbing Provsti

Vejledning og procedurer for økonomihåndtering i menighedsrådene

Formål

At sikre klar funktionsadskillelse i økonomihåndteringen, så der er:

• Kontrol og transparens
• Beskyttelse mod fejl og svindel
• Beskyttelse af kasserer og regnskabsfører mod uberettigede mistanker

---

Overordnede principper

1. Adskillelse af funktioner
   • Ingen må kunne godkende og udbetale samme transaktion alene.
   • Der skal 2 personer (kasserer og en anden fra menighedsrådet) til at godkende hver transaktion.
2. Digital attestering og godkendelse
   • Fakturaer modtages som elektroniske bilag.
   • Fakturaer modtaget på anden vis scannes og indlæses digitalt.
3. Fuld dokumentation
   • Alle bilag og godkendelser skal arkiveres digitalt i økonomisystemet.

---

Procedure for betalinger

1. Modtagelse af faktura/bilag

• Faktura modtages i økonomisystemet.
• Kasserer registrerer bilaget i systemet.

2. Attestering og godkendelse

• Relevante personer (f.eks. bestiller/indkøber) sammen med kasserer attesterer elektronisk og bekræfter:
  • At ydelsen er modtaget.
  • At beløbet er korrekt.

3. Udbetaling

• Kasserer foretager udbetalingen efter attesteringer/godkendelser er udført.
• Bankudbetaling skal godkendes af både kasserer og eksempelvis formand (dobbeltgodkendelse).

4. Kontrol og opfølgning

• Kvartalsvis stikprøvekontrol af udbetalinger udføres af regnskabsfører.

• Ændringer i kontooplysninger skal verificeres direkte med leverandøren via telefon eller Digital Post. 

  ---

Sikkerhed ved kommunikation

• Vær kritisk over for mails og SMS’er
  Stol aldrig på beskeder med links, hvor der skal bruges MitID, eller som beder om personlige oplysninger. Bekræft altid afsenderen.
• Officiel post modtages kun digitalt
  Vigtig post kommer altid i E-boks eller via Digital Post. Al anden post bør betragtes som mistænkelig, indtil den kan verificeres.
• Telefonopkald fra banker og myndigheder
  Banker og myndigheder beder aldrig om koder, adgang eller andre følsomme oplysninger via telefon.Hvis et opkald virker mistænkeligt, læg på og ring tilbage til det officielle nummer, fx fra bankens hjemmeside eller offentlige registre.